Excelを覚えるコツは、使って覚えるのが一番かと

早起きした休日。

スマホの通信回線を、NTTドコモから楽天リンクに変更したのは、前の記事の通り。

簡単に済むものと始めたのだけど、これが手間取ってしまい、慣れない作業に頭が疲れる。

手間はかかったけど楽天の通信回線が開通し、ヤレヤレと一服していれば、奥殿がパソコンの Excelエクセル の動きがおかしいと言う。

どうおかしいのかと聞けば、Excelの表が急に重くなり、動きがフリーズしそうとのこと。

奥殿が作っているExcelの表は、一つのブックの中に10ほどのシートが入ってるぐらいで、そのブックの数にしても20もあればいいところ。

容量で言えばスマホで撮った画像一枚の方が大きいぐらいで、それが重くなるなんて普通はあり得ない。

どんな感じかと見てみれば確かに動きが悪く、スクロールさせてもカクカクとした動きで、止まりそう。

奥殿にいつからこうなったのかと聞けば、表を作ってデータを入れている時に何か警告文が出たけど、無視して入力を続けていたら重くなってしまったとのこと。

データを入れると言っても、普通そんな警告は出ない。

何か変な指示をしたか間違った操作をしたのだろうけど、何がどうなっているのか見ただけでは分からない。

だけど動きがおかしいことは確かで、これは何とかしないとと、面倒を見ることにした。

Excelの動きがおかしい原因は、主に3つ。

1．コンピュータの動きが重い

2．Excelのソフトウェアのエラー

3．計算式が暴走している

以上の3つで、それぞれをチェックしてみることにした。

コンピュータが重くなっているかは、タスクマネージャーを開いてCPU（プロセッサー）やディスクの数値を見ればすぐに分かる。

それらの数値が100%近くに達していればコンピューターの動きが目一杯で、それで重くなるのだけど、CPUが19%でディスクに至っては0%なので、何の問題もない。

余談だけどタスクマネージャーの開き方は、タスクバーの何もないところを右クリックすると「タスクマネージャー」という項目があるので、それをクリックすれば表示される。

ご自分のコンピュータの中を見てみるのも一興かと。

それはともかく、Excelの動きが悪いのは、パソコンの動きが悪いのではないことは分かった。

次はExcelのソフトウェアがエラーしてるかどうかを確かめることに。

これは簡単なことで、Excelで作った別のファイルを開いてその動きを見れば判明する。

別のファイルが普通に動けば、ソフトウェアに問題はない。

試してみれば他のファイルは普通に動くので、Excelのソフトウェアは正常ということだ。

残るは作ったファイルに問題がある、ということになる。

先ずは奥殿が作ったファイルの大きさを見てみることにした。

Excelのファイルは、大量のデータを入れたとしても1MBﾒｶﾞﾊﾞｲﾄ（1,000Kbｷﾛﾊﾞｲﾄ）はいかないもの。

奥殿が作ったファイルも数百Kb程度のものだけど、動きが悪いファイルは3MB以上もあるのだ。

これは異常な大きさで、やはりそのファイルに問題がある。

そのファイルを開き10ほどあるシートを一つずつ確かめてみれば、1から6までは普通に動くけど、7～10は動きが明らかに遅く、そして重い。

そのシートに問題があることは明らかで、何か変な計算式が入っていないかとか、変な条件付き書式が入っていないかと探ってみたけど、これが分からない。

動きのおかしいシートを全部チェックしても、原因が分からないのだ。

それにしても4枚のシートがおかしいのも変。

奥殿に聞けば、同じような書式だったので、シートを一つ作りそれをコピーしたとのこと。

その最初の一枚に何か問題があるのだけど、何がどうなっているのか。

試しにExcelの補修もしてみたけど、何の変化もない。

奥殿は何か警告が出たと言うが、何の警告だったか覚えがないという。

警告の内容が分かればそれを手がかりに原因を探れるかもだけど、覚えていないということで、今更どうしようもない。

あれこれと2時間も構っていて、頭がボーッとしてきた。

朝からスマホの回線変更の手続きをし、続けざまにExcelのエラーをチェックをしていたので、頭が疲れてきたのだ。

このままでは私がオーバーヒートしそうなので、ここは原因の追求を諦め、問題のあるシートを削除し作り直すことにした。

その方が早いから。

作り直すのなら奥殿がやればいいのだけど、奥殿はExcelがおかしくなったことにビビってしまい、私に作って欲しいという。

Excelの表を作ることぐらい大したことではないので、私が作ることにした。

まずはどんな表を作りたいか聞いたけど、簡単に言えば出席表＋時間割のようなもの。

奥殿は名前と日にちの並びを、どういう向きに並べれば見やすくて使いやすいか迷っている。

名前を横に並べれば日にちが縦になるし、日にちを横に並べれば名前が縦に並ぶのだけど、それは後からでも何とかなる。

試しに1枚作ってみて、気に入らなければ縦横を変更すればいいだけのことだ。

奥殿はそんなことが簡単にできるの？と聞くけど、これは簡単に出来る。

Excelには便利な仕掛けが入っていて、表の縦と横を変更するのは一発でできるのだ。

表をコピーし貼り付けるのだけど、貼り付けのオプションで「行と列の入れ替え」を選択すればOK。

実際にやって見せたら、奥殿は目かウロコだったとか。

こんなに簡単に行と列が入れ替わるなんて、初めて知ったらしいのだ。

表のコピーをするにしても、奥殿はマウスをスクロールしてコピーしていたけど、これも一発でコピーできる。

表の一部にカーソルを置き、Ctrl + Aを同時に押せば表全部を選択できるので、そのまま右クリックしてコピーするだけ。

そんな感じで、ショートカットキーや Altオルト キー を使う技などを使えば、出席表などアッという間にできてしまう。

そして名前を入力するのだけど、その名前にフリガナを振るにしても、いちいちフリガナを振るのではなく、フリガナの表示/非表示があるので、それを使えば自動で入力される。

出席と欠席にしても、出席・欠席と文字で表すより、チェックボックスを使った方がよく分かるし、クリックするだけなので簡単。

それに Count 関数を使って出席者を数えることも出来るから、出席者の数も自動で出る。

今までは印刷して出席者数を数えていたというが、面倒だし数え間違いも起きる。

出席者数のカウントが自動化されれば数え間違いもなくなり、変更があってもクリックするだけなのですぐに対応できる。

これで表計算ソフトのExcelらしい表になったのでは。

奥殿にはこんなサンプルを作って説明したけど、こんなやり方があるのかと驚いていた。

どうしてこんな作り方を知っているのかと奥殿が聞いてきたが、これは経験して覚えるしか方法はない。

Excelの表の作成やWordの文書などは、色々やっているうちにもっと簡単にできないかとか、他にいい方法はないかと思うもので、誰も最初から手際よくできるものではない。

あれこれ苦労しているうちに覚えていくもので、参考書を読んだらできるというものではないのだ。

結局、表の作成からデータの入力まで全て私がやってしまったが、奥殿が1日がかりで作っていたものを１時間ほどで作ってしまった。

効率よく早く、そして見栄えもいい表を簡単に作る方法があることが分かったようだ。

そんなこんなでスマホの回線の変更に2時間、奥殿のExcelの表のことで4時間もかかってしまい、休日の1日が終わってしまった。

さ、今から一杯飲んで、疲れた頭をほぐしますか。

それにしてもExcelの表が急に重くなったのは、一体何が原因だったのだろうか。

重くなってしまったファイルを捨ててしまったので、今更だけどね。

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